Pracodawco czy dzwonisz do pracownika na prywatny numer telefonu? Czy masz na to jego zgodę? – stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Jakich sytuacji dotyczy stanowisko Urzędu?
Pracodawca jest w posiadaniu prywatnego numeru telefonu pracownika np. w związku z tym, że pracownik jeszcze jako kandydat do pracy podał go w swoim CV.
Pracodawca chce kontaktować się z pracownikiem za pośrednictwem jego prywatnego numeru telefonu lub adresu e-mail.
Czy pracodawca może dzwonić do pracownika na prywatny numer telefonu jeśli już nim dysponuje?
Nie.
Nawet jeśli pracodawca ma dostęp do prywatnego numeru telefonu lub adresu e-mail pracownika to potrzebuje podstawy prawnej dzięki której będzie uprawniony do przetwarzania tych danych. Zarówno numer telefonu jak i adres e-mail to nie są zgodnie z obowiązującymi przepisami dane osobowe, których pracodawca może żądać od pracownika.
Co powinien zrobić pracodawca?
Zgodnie ze stanowiskiem UODO pracodawca powinien uzyskać od pracownika zgodę na przetwarzanie tych danych. Zgoda musi mieć formę pisemną. Zgoda pracownika powinna określać zasady kontaktu pracodawcy, na które zgadza się pracownik, chyba że ustali w niej możliwość kontaktu pracodawcy we wszelkich sprawach zawodowych.
Oznacza to, że pracownik może określić w swojej zgodzie na przykład:
– zakres spraw w jakich firma wykorzystywać jego numer telefonu,
– godziny w których pracodawca może się z nim kontaktować,
– ograniczenia kontaktu pracodawcy – wyłącznie do spraw pilnych lub innych określonych przez pracownika.
Czy jeśli pracownik nie określi godzin kiedy pracodawca może się z nim kontaktować, ten będzie mógł to robić dowolnie również poza godzinami pracy pracownika? Zdaniem Urzędu wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach.
Dlaczego w „erze pracy zdalnej” stanowisko UODO jest ważne dla pracodawcy?
W czasie pandemii COVID-19 zdecydowana większość firm skierowała wszystkich możliwych pracowników do wykonywania pracy w formie zdalnej. Jednak nie wszyscy z nich posiadają służbowy sprzęt i narzędzia dzięki którym mogą z domu wykonywać swoje obowiązki. Pracownicy świadczący swoją pracą przy wykorzystaniu prywatnego telefonu lub adresu e-mail za pośrednictwem których kontaktuje się z nimi pracodawca lub jego klienci – powinni wyrazić zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych w tym celu.
Jeszcze trudniejsza będzie sytuacja pracodawcy rozwiązującego z pracownikiem umowę o pracę jeśli wyśle oświadczenie na prywatny adres e-mail pracownika, którego nie mógł wykorzystywać w związku z brakiem zgody na to podwładnego.
Co powinien zrobić pracodawca?
Pracodawca musi otrzymać od pracownika zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych takich jak numer telefonu czy adres e-mail. Jeśli kandydat do pracy przekaże nam je w czasie rekrutacji, po dokonaniu wyboru i nawiązaniu współpracy pracodawca może poprosić o wyrażenie przez pracownika zgody na ich późniejsze wykorzystywanie.
Kandydat do pracy może jednak poza wyrażeniem zgody na przetwarzanie jego danych osobowych umieszczonych w CV w czasie rekrutacji wyrazić ją również w razie nawiązania stosunku pracy.
Ale! Co istotne dla pracodawcy jak również samego pracownika wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi być dobrowolne. Ponadto, pracownik powinien otrzymać zapytanie o wyrażenie zgody na ich przetwarzanie w formie zrozumiałej i łatwo dla siebie dostępnej. W praktyce oznacza to, że firma powinna je sformułować prostym językiem a nie na przykład powoływać się lub cytować określone przepisy Rozporządzenia RODO (co nadal się zdarza).
Ponadto, pracownik może (i powinien o tym wiedzieć) wycofać zgodę na przetwarzanie jego danych w każdym momencie. Nie mogą go z tego powodu jak i wtedy gdy od początku odmówi /podania lub wykorzystania danych osobowych, spotkać negatywne konsekwencje ze strony pracodawcy. Przede wszystkim nie może być to przyczyna nienawiązania lub rozwiązania umowy o pracę. Z powodu odmowy podania lub udzielenia zgody na przetwarzanie danych nie można pracownika gorzej traktować.
Czy zawsze pracodawca potrzebuje zgody pracownika na wykorzystanie jego danych – czyli czy są wyjątki ?
Są. Występują wtedy gdy pracodawca zażąda od pracownika danych innych niż określone w Kodeksie pracy czyli np. numeru telefonu czy adresu e-mail, bo jest to niezbędne do spełnienia obowiązku, który wynika z ustawy. Taka sytuacja ma miejsce wtedy gdy przekazanie numeru telefonu jest potrzebne na przykład do zawarcia umowy o prowadzeniu PPK. Wtedy pracodawca jeśli posiada te dane pracownika może je udostępnić instytucji finansowej, z którą zawiera umowę bez odpowiedniej zgody pracownika.